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近日，新西蘭國家檔案館發(fā)布了檔案綜合管理系統(tǒng)（Archival Integrated Management System，以下簡稱AIMS）項目回顧報告。該報告全面總結(jié)了AIMS項目的經(jīng)驗教訓(xùn)，并確定了成功推進該項目所需重點關(guān)注的關(guān)鍵領(lǐng)域，為其他計劃進行類似系統(tǒng)升級的機構(gòu)提供了參考。

2019年，新西蘭國家檔案館啟動了AIMS項目，以取代存在安全風(fēng)險、無法再受支持的舊系統(tǒng)Archway。2022年2月，該館推出了新的館藏檢索工具，但使用時出現(xiàn)的一些技術(shù)問題導(dǎo)致用戶和工作人員的使用體驗不佳，且持續(xù)存在的功能不良、系統(tǒng)漏洞、服務(wù)意外中斷等問題使得用戶和政府機構(gòu)的不滿情緒日益嚴(yán)重。為應(yīng)對新系統(tǒng)面臨的一系列問題和挑戰(zhàn)，新西蘭國家檔案館一方面致力于解決用戶使用中遇到的各種緊迫問題，持續(xù)對系統(tǒng)功能進行改進；另一方面，試圖通過總結(jié)項目初期經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一步制訂系統(tǒng)綜合補救計劃提供信息參考。

報告提出了成功推進項目所需重點關(guān)注的幾個關(guān)鍵領(lǐng)域。報告指出，AIMS項目需從用戶接觸、風(fēng)險管理、項目管理等方面改進項目實施狀況。在用戶接觸方面，應(yīng)確保有代表性的外部用戶和內(nèi)部工作人員適度參與項目開發(fā)全過程并接受適時的咨詢，且關(guān)鍵用戶群應(yīng)有機會參與測試新產(chǎn)品，從而在系統(tǒng)上線前提供反饋意見。在風(fēng)險管理方面，應(yīng)開展全面的風(fēng)險管理實踐，充分考慮所有風(fēng)險及相應(yīng)的解決措施，并由項目團隊、利益相關(guān)者和領(lǐng)導(dǎo)層進行定期審查。同時，應(yīng)制定項目所需滿足的明確標(biāo)準(zhǔn)，包括是否需要進行性能測試評估等。

針對報告總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)，新西蘭國家檔案館作出了回應(yīng)，并已經(jīng)在系統(tǒng)功能改進、業(yè)務(wù)流程簡化、變革管理等一些關(guān)鍵領(lǐng)域取得了進展。該館計劃在項目的下一階段加強人員培訓(xùn)和用戶參與，并積極變革管理，不斷提升AIMS項目的實施水平。

原載于《中國檔案報》2023年8月3日 總第4017期 第三版