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近日，新西蘭國家檔案館發(fā)布了檔案綜合管理系統(tǒng)（Archival Integrated Management System，以下簡稱AIMS）項(xiàng)目回顧報(bào)告。該報(bào)告全面總結(jié)了AIMS項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并確定了成功推進(jìn)該項(xiàng)目所需重點(diǎn)關(guān)注的關(guān)鍵領(lǐng)域，為其他計(jì)劃進(jìn)行類似系統(tǒng)升級(jí)的機(jī)構(gòu)提供了參考。

2019年，新西蘭國家檔案館啟動(dòng)了AIMS項(xiàng)目，以取代存在安全風(fēng)險(xiǎn)、無法再受支持的舊系統(tǒng)Archway。2022年2月，該館推出了新的館藏檢索工具，但使用時(shí)出現(xiàn)的一些技術(shù)問題導(dǎo)致用戶和工作人員的使用體驗(yàn)不佳，且持續(xù)存在的功能不良、系統(tǒng)漏洞、服務(wù)意外中斷等問題使得用戶和政府機(jī)構(gòu)的不滿情緒日益嚴(yán)重。為應(yīng)對(duì)新系統(tǒng)面臨的一系列問題和挑戰(zhàn)，新西蘭國家檔案館一方面致力于解決用戶使用中遇到的各種緊迫問題，持續(xù)對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行改進(jìn)；另一方面，試圖通過總結(jié)項(xiàng)目初期經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一步制訂系統(tǒng)綜合補(bǔ)救計(jì)劃提供信息參考。

報(bào)告提出了成功推進(jìn)項(xiàng)目所需重點(diǎn)關(guān)注的幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域。報(bào)告指出，AIMS項(xiàng)目需從用戶接觸、風(fēng)險(xiǎn)管理、項(xiàng)目管理等方面改進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施狀況。在用戶接觸方面，應(yīng)確保有代表性的外部用戶和內(nèi)部工作人員適度參與項(xiàng)目開發(fā)全過程并接受適時(shí)的咨詢，且關(guān)鍵用戶群應(yīng)有機(jī)會(huì)參與測試新產(chǎn)品，從而在系統(tǒng)上線前提供反饋意見。在風(fēng)險(xiǎn)管理方面，應(yīng)開展全面的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐，充分考慮所有風(fēng)險(xiǎn)及相應(yīng)的解決措施，并由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、利益相關(guān)者和領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行定期審查。同時(shí)，應(yīng)制定項(xiàng)目所需滿足的明確標(biāo)準(zhǔn)，包括是否需要進(jìn)行性能測試評(píng)估等。

針對(duì)報(bào)告總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，新西蘭國家檔案館作出了回應(yīng)，并已經(jīng)在系統(tǒng)功能改進(jìn)、業(yè)務(wù)流程簡化、變革管理等一些關(guān)鍵領(lǐng)域取得了進(jìn)展。該館計(jì)劃在項(xiàng)目的下一階段加強(qiáng)人員培訓(xùn)和用戶參與，并積極變革管理，不斷提升AIMS項(xiàng)目的實(shí)施水平。

原載于《中國檔案報(bào)》2023年8月3日 總第4017期 第三版